Privacy statement

Inleiding
Van Lanschot Kempen N.V. (met haar bedrijfsonderdelen en dochterondernemingen waaronder begrepen Kempen & Co N.V., in het vervolg beschreven als “Van Lanschot Kempen”), is een gespecialiseerde en onafhankelijke wealth manager. Dit is het privacy statement voor alle kandidaten, die deelnemen aan het wervings- en selectieproces van Van Lanschot Kempen. Het wervings- en selectieproces start op het moment van solliciteren op een vacature van Van Lanschot Kempen. Het proces eindigt op het moment van afwijzen ofwel als er een arbeidsovereenkomst met Van Lanschot Kempen is gesloten. Dit privacy statement beschrijft hoe Van Lanschot Kempen tijdens het wervings- en selectieproces omgaat met persoonsgegevens.

Verantwoordelijkheid verwerking van persoonsgegevens
Van Lanschot Kempen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De volledige adresgegevens van Van Lanschot Kempen zijn: Beethovenstraat 300, 1077 WZ Amsterdam.

Herkomst persoonsgegevens
Het merendeel van de persoonsgegevens, die Van Lanschot Kempen verwerkt, zijn van de kandidaat zelf. Van Lanschot Kempen kan daarnaast ook persoonsgegevens gebruiken die zij uit een andere bron heeft verkregen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende bronnen:
  1. Een uitzend- of recruitment bureau;
  2. openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van sociale media die niet privé zijn;
  3. het Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen. Op de site van de NVB (de Nederlandse Vereniging van Banken) lees je meer over dit waarschuwingssysteem en hoe dit werkt: nvb.nl/IFI.
Voor indiensttreding vindt er een screening plaats. Van Lanschot Kempen ontvangt in dat kader persoonsgegevens van het bureau dat de screening uitvoert. Lees meer over deze screening hieronder in ‘Pre-employment screening’.

Verwerking persoonsgegevens
Van Lanschot Kempen gebruikt persoonsgegevens om één of meer van de volgende redenen:

1. Wet- en regelgeving
Van Lanschot Kempen verwerkt persoonsgegevens, vanwege verschillende wet- en regelgeving. Van Lanschot Kempen moet zorgen voor een integere bedrijfsvoering om integriteitsrisico’s te beheersen en om de integriteit van de organisatie en die van de gehele financiële sector te waarborgen. Onderdeel van een integere bedrijfsvoering is het selecteren van integere werknemers.

2. Gerechtvaardigd belang
Van Lanschot Kempen mag persoonsgegevens ook gebruiken als ze daar een ‘gerechtvaardigd belang’ bij heeft. Het belang van Van Lanschot Kempen om persoonsgegevens te gebruiken moet dan wel zwaarder wegen dan het recht op privacy van de kandidaat. Van Lanschot Kempen weegt daarbij alle belangen af.

Voorbeelden van een gerechtvaardigd belang dat Van Lanschot Kempen heeft om persoonsgegevens te gebruiken in het wervings- en selectieproces zijn:
  • het werven en selecteren van geschikte en bekwame werknemers;
  • bescherming van eigendommen en persoonsgegevens van Van Lanschot Kempen;
  • bescherming van de veiligheid van Van Lanschot Kempen en haar medewerkers.

Doel verwerking persoonsgegevens
Van Lanschot Kempen gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Werving en selectie van geschikte en bekwame werknemers. Van Lanschot Kempen gebruikt persoonsgegevens om de geschiktheid voor de betreffende functie te kunnen beoordelen. Mocht het komen tot een arbeidsovereenkomst, dan gebruikt Van Lanschot Kempen persoonsgegevens om de arbeidsovereenkomst op te stellen.

2. Bescherming integriteit en veiligheid. Van Lanschot Kempen gebruikt ook persoonsgegevens om haar eigendommen, haar persoonsgegevens en haar medewerkers zo goed mogelijk te beschermen tegen allerlei vormen van inbreuken en schade.

3. HR management. Van Lanschot Kempen gebruikt persoonsgegevens van kandidaten om een verantwoord, effectief en efficiënt HR-beleid te kunnen uitvoeren. Denk aan onderzoeken die worden gedaan op het gebied van people analytics. Deze statistische analyses richten zich op het onderzoeken van de impact en effectiviteit van de gevoerde HR strategie. De resultaten van de onderzoeken en bijbehorende adviezen zijn nooit herleidbaar tot individuele personen. Denk bijvoorbeeld aan het diversiteitsbeleid van Van Lanschot Kempen.

4. Wet- en regelgeving. Van Lanschot Kempen gebruikt tot slot persoonsgegevens van medewerkers om aan geldende wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Op grond van de Wft (Wet op het financieel toezicht) en lagere regelgeving moet Van Lanschot Kempen zorgdragen voor een integere bedrijfsvoering. Onderdeel van een integere bedrijfsvoering is het selecteren van integere werknemers.

5. Pre-employment screening. Van Lanschot Kempen vindt het belangrijk de betrouwbaarheid, professionaliteit en veiligheid van haar organisatie te waarborgen. Daarom bestaat de laatste fase van de sollicitatieprocedure uit een pre-employment screening. Hierbij kunnen ook persoonsgegevens worden gebruikt die afkomstig zijn uit openbare bronnen.

De pre-employment screening van Van Lanschot Kempen bestaat in elk geval uit de volgende onderdelen:
  • kredietcheck Focum Plus;
  • onderzoek naar onregelmatigheden;
  • persoonsidentificatie;
  • eigen verklaring integriteit;
  • educatie;
  • controle werkervaring van de laatste twee of vijf jaar afhankelijk van functie;
  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
De screening bestaat uit een intern en extern gedeelte. Van Lanschot Kempen voert het interne gedeelte uit en zal in dat kader informatie opvragen, inzien en verifiëren. Voor de externe screening (alleen van toepassing voor sollicitaties op functies van Van Lanschot Kempen in Nederland) maakt Van Lanschot Kempen gebruik van een gespecialiseerd screeningsbureau, namelijk Validata (voor meer informatie, kijk op www.validatagroup.com). Wij geven de volgende persoonsgegevens door aan dat bureau: naam, telefoonnummer, e-mail adres en Curriculum Vitae.

Gebruik voor andere doelen dan waarvoor Van Lanschot Kempen persoonsgegevens eerst had verkregen
Van Lanschot Kempen mag persoonsgegevens ook gebruiken voor andere doelen dan waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen. Daarbij geldt wel dat dat nieuwe doel moet passen bij het doel waarvoor persoonsgegevens in eerste instantie zijn verkregen.

Van Lanschot Kempen kan persoonsgegevens delen met bedrijven die ons helpen bij het selecteren van kandidaten. Denk aan werving- en selectiebureaus en uitzendbureaus. Ook kan Van Lanschot Kempen persoonsgegevens delen met leveranciers van assessments. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een persoonlijkheidstest.

Van Lanschot Kempen kiest de bedrijven waarmee zij werkt zorgvuldig uit. Van Lanschot Kempen maakt duidelijke afspraken in een contract over hoe deze bedrijven met persoonsgegevens moeten omgaan. Van Lanschot Kempen blijft zelf verantwoordelijk als zij een ander bedrijf inschakelt dat voor haar werkt.

Beveiliging en bewaartermijn van persoonsgegevens
Van Lanschot Kempen doet haar uiterste best om persoonsgegevens zoveel mogelijk te beschermen. De manier van werken wordt steeds afgestemd op de gevoeligheid van de persoonsgegevens.

Uitgangspunt bij het bepalen van verschillende bewaartermijnen voor persoonsgegevens is dat ze in elk geval niet langer worden bewaard dan nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor ze zijn gekregen.

De privacywetgeving kent geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. In andere wetten kunnen wél minimale bewaartermijnen staan. Dan moeten die persoonsgegevens dus ook zo lang worden bewaard.

In beginsel bewaart Van Lanschot Kempen de persoonsgegevens van afgewezen kandidaten één jaar vanaf het moment van afwijzing. Afgewezen kandidaten kunnen een verzoek tot vernietiging van data indienen via talent@vanlanschotkempen.com. Bij indiensttreding bewaart Van Lanschot Kempen persoonsgegevens net zo lang als die van haar werknemers. Voor de meeste persoonsgegevens van werknemers hanteren wij een bewaartermijn van 7 jaar vanaf het einde van het dienstverband.

Rechten
Kandidaten kunnen zich per e-mail tot de afdeling Talent Attraction van Van Lanschot Kempen wenden via talent@vanlanschotkempen.com met het verzoek om inzage met betrekking tot de van de sollicitant verwerkte persoonsgegevens. Voorts kan de sollicitant Van Lanschot Kempen verzoeken om zijn of haar persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Functionaris voor de persoonsgegevensbescherming
Van Lanschot Kempen heeft een functionaris voor de gegevensbescherming. De functionaris houdt binnen de organisatie van Van Lanschot Kempen toezicht op de toepassing en naleving van de privacy regelgeving. Eventuele vragen of klachten kunnen verstuurd worden naar de Privacy Officer via privacyofficer@vanlanschotkempen.com.

Wijziging van het Privacy Statement
Het kan zijn dat er in de loop van de tijd veranderingen in het gebruik van persoonsgegevens plaatsvinden door wijziging van wet- en regelgeving of wijziging van interne procedures of systemen die rechtstreeks gevolgen hebben voor het gebruik van persoonsgegevens door Van Lanschot Kempen. In dat geval wordt het privacy statement aangepast en zal Van Lanschot Kempen kandidaten daarover informeren. Een aankondiging van de wijziging zal geplaatst worden op de website www.werkenbijvanlanschotkempen.nl